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7 errores de administración del personal que debe evitar

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#Imagen 6 de febrero del 2023 | #Imagen 4min leer

 

La plantilla es el alma de una organización. Los buenos empleados son la verdadera fuerza que dirige sus esfuerzos hacia la consecución de sus objetivos organizativos. Superan los retos para hacer las cosas posibles, contribuyen a sus objetivos generales de ventas y ayudan a construir, mantener y respaldar la reputación de su marca en el mercado. Por tanto, debe mantener contentos a sus empleados y establecer relaciones sólidas con ellos. Aquí es donde entra en juego la administración de la plantilla. Pero, ¿qué es exactamente la administración del personal?

¿Qué es la administración del personal?

En pocas palabras, la administración de la mano de obra se refiere a un conjunto de prácticas que ayudan a una organización a mejorar la productividad, reducir los riesgos y maximizar la competencia. Su objetivo es optimizar estratégicamente la productividad laboral de los empleados y garantizar una distribución óptima de los recursos en el momento y lugar adecuados. Incluye componentes clave como la administración del rendimiento, el seguimiento del tiempo, la administración de la capacidad, la administración del tráfico, etc.

Con el tiempo, la administración de la mano de obra se ha vuelto crucial para todas las empresas, principalmente debido a la naturaleza cambiante de la mano de obra. Ofrece ventajas como

  1. Mayor eficiencia y flexibilidad
    Un sistema eficaz de administración del personal minimiza los procesos manuales y ayuda a administrar mejor las políticas sobre tiempo y asistencia. Una mayor visibilidad de aspectos como el número de horas de trabajo, la disponibilidad de los trabajadores y los incidentes de seguridad mejoran la eficiencia y la productividad de la plantilla.
  2. Previsión de la carga de trabajo
    Una administración adecuada de la mano de obra contribuye a una previsión eficaz de la carga de trabajo. Ayuda a predecir las necesidades futuras (y las demandas de los clientes), lo que a su vez ayuda a la dirección a asignar de forma óptima los empleados y otros recursos.
  3. Programación y planificación
    La programación es una tarea compleja que requiere mucho tiempo y que puede facilitarse con una gestión adecuada de la mano de obra. Utiliza enfoques adecuados como el análisis de datos y las hojas de horas para facilitar las operaciones y los procesos.
  4. Decisiones basadas en datos
    Alinear los datos con las tendencias de la mano de obra puede ayudarle a tomar decisiones bien fundadas. Por ejemplo, el análisis de datos proporciona información que ayuda a predecir futuras necesidades de personal. Esta información le permite planificar, organizar y evaluar su plantilla en consecuencia.
  5. Mejora de la administración
    Por último, una administración adecuada del personal puede ahorrar incontables horas de trabajo administrativo redundante. Puede mejorar procesos como la obtención de aprobaciones presupuestarias, el acceso al sistema y la gestión de facturas.

Mantener a su plantilla comprometida y administrada eficazmente es vital. De hecho, las empresas con un alto nivel de compromiso de sus empleados son un 21% más rentables y un 17% más productivas. Otro estudio de Gallup afirma que los lugares de trabajo muy comprometidos registran casi un 41% menos de absentismo.

Por otra parte, una administración ineficaz de la plantilla puede provocar problemas que van más allá de los contratiempos operativos. Por ejemplo, los empleados no comprometidos pueden costar a las organizaciones entre 450.000 y 550.000 millones de dólares anuales. Una cifra enorme que puede hacer levantar las cejas a cualquiera e impulsar otra razón para forjar su administración de la plantilla. Desafortunadamente, muchas organizaciones tienden a cometer algunos errores comunes que resultan en una mala administración de la fuerza laboral.

Errores comunes en la administración del personal

Según un estudio del Human Capital Institute, alrededor del 38% de las organizaciones afirman que carecen de tiempo y recursos financieros para invertir en la planificación estratégica de la plantilla. Esta falta de planificación de la plantilla puede plantear retos, especialmente cuando se trata de crear una plantilla para el futuro.

Una organización que no dispone de un plan estratégico suele enfrentarse a múltiples retos a la hora de seguir siendo competitiva en el mercado y emprender iniciativas de transformación de la plantilla. Estos son algunos de los errores más comunes en la administración del personal que puede estar cometiendo.

  1. Desalineación con los objetivos de la organización
    La administración del personal no es una estrategia independiente y debe alinearse con las metas y objetivos generales de la organización. Por ejemplo, si su estrategia de administración del personal no está alineada con las proyecciones de crecimiento de la organización, las predicciones de mercado o los lanzamientos de productos, puede enfrentarse a dificultades a la hora de alinear los recursos y crear un personal para el futuro.
  2. Falta de comunicación
    La falta de comunicación es uno de los mayores retos a la hora de racionalizar las operaciones, y la gestión del personal no es diferente. De hecho, actúa como un gran obstáculo en la construcción de relaciones sólidas en el lugar de trabajo. Una comunicación inadecuada puede hacer que el equipo se sienta desconectado e incluso provocar malentendidos y problemas de actitud.
  3. Falta de implicación de la dirección
    La gestión del personal necesita la aprobación de los directivos. Sus planes e ideas sólo funcionarán si los altos directivos están de acuerdo. Esto puede ser una tarea problemática, dado que los líderes ya se enfrentan a dificultades debido a los retos económicos actuales.
  4. Micromanagement
    La microadministración suele considerarse una de las prácticas más perjudiciales en cualquier organización, ya que conduce a una mala administración del tiempo y desmotiva a los empleados. Afecta a la productividad de los empleados, merma sus niveles de satisfacción, incide negativamente en su moral y su confianza, y obstaculiza el espíritu general de trabajo en equipo.
  5. Procesos manuales
    Estamos en la era de la automatización. La mayoría de las organizaciones de hoy en día se están liberando de los retos de los esfuerzos manuales mediante la automatización de sus operaciones críticas para el negocio. Sin embargo, si su organización sigue dependiendo de los esfuerzos manuales, es un gran problema para sus esfuerzos de administración  de la mano de obra. La administración o los procesos manuales son costosos y susceptibles de cometer errores. Disminuyen la eficiencia de los empleados y perjudican la competitividad de una organización en el mercado.
  6. Planificación, políticas y estrategia deficientes
    Este es uno de los errores más comunes que cometen las empresas. La administración de la mano de obra tiene por objeto crear una mano de obra para el mañana. Por lo tanto, requiere una planificación y unas políticas adecuadas tanto a nivel operativo como estratégico. Por ejemplo, muchas empresas siguen un proceso continuo paso a paso que les permite elaborar un plan de acción sólido comparando los conjuntos de competencias actuales con las necesidades futuras de transformación de la plantilla.
  7. Sin documentación
    La documentación es la clave de una administración fluida y protege a una organización de posibles problemas legales. La falta de documentación puede socavar su posición en una demanda legal de un empleado descontento o en auditorías gubernamentales. Por tanto, asegúrese de documentarlo todo, desde los módulos de formación sobre salud y seguridad hasta las hojas de horas firmadas. Asegúrese también de que su manual del empleado menciona claramente todas las normas y orientaciones relativas a las políticas de los empleados, medidas disciplinarias, dispositivos, uso de redes sociales, abuso de alcohol (o drogas), permisos, etc.

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